In dit eerste deel vind je de basiskennis die nodig is om met Access te werken.

Begrijpelijke cursus voor een ieder die Access onder de knie wil krijgen.

Deel 3 van deze uitstekende cursus.

Dit ia alweer deel 4 van deze onvolprezen cursus Access.

In deze aflevering maken we de eerste formulieren voor de database. Later in de cursus gaan we deze formulieren uitbreiden met functies om er een soepel werkend geheel van te maken.

In dit hoofdstuk maken we een begin met programmeren, en gaan we de database uitbreiden met functies om er een soepel werkend geheel van te maken.

Een thema waar ik (redelijk bewust) omheen ben gelopen tot nu, is het onderwerp Queries. Niet omdat ik queries niet belangrijk vind, of overdreven moeilijk, maar simpel omdat ze tot nu nog niet noodzakelijk waren voor de cursus. Maar dat gaat dus veranderen!

In het vorige hoofdstuk hebben we een begin gemaakt met het doorgronden van queries; in hoofdstuk 5 hebben we een begin gemaakt met formulieren en in hoofdstuk 6 hebben we kennisgemaakt met programmeren. In dit hoofdstuk gaan we deze hoofdstukken combineren, door afhankelijke keuzelijsten (met invoervak) te maken. In dit hoofdstuk gaan we zoals gezegd een formulier maken met keuzelijsten, die zijn gebaseerd op queries. Dat klinkt al gelijk moeilijker dan het is, want bijna elke keuzelijst die we maken is gebaseerd op een query, al kun je voor keuzelijsten (al dan niet met invoervak) ook een tabel als basis gebruiken. Maar een query als bron voor een keuzelijst biedt veel meer mogelijkheden dan alleen een enkele tabel.

In het vorige hoofdstuk hebben zijn we begonnen met het maken van Afhankelijke keuzelijsten; we hebben daarbij alleen keuzelijsten gemaakt van het type Keuzelijst met invoervak. Deze keuzelijsten zijn snel te maken, en eenvoudig in het gebruik: je kunt met de keuzelijst één waarde selecteren, en die vervolgens gebruiken in een actie.

Formulieren: Een Stopwatch maken

In de vorige aflevering van de cursus zijn we begonnen met het maken van een formulier om met behulp van een timer tijden op te kunnen slaan in een tabel. Daarvoor hebben we een formulier gebruikt met een functie die gebruik maakt van de klok van de computer, om tijden in honderdsten van seconden te kunnen berekenen. In dat hoofdstuk heb ik ook al aangekondigd dat we de gegevens die we genereren met de Timer-functie gaan opslaan in een onafhankelijke recordset. De reden daarvoor was, dat (schijf)bewerkingen tijd kosten, en die gaat ten koste van de nauwkeurigheid van de tijdregistratie. En die willen we zo zuiver mogelijk vastleggen en registreren. Daarom maken we dus in dit hoofdstuk gebruik van virtuele tabellen; tabellen die alleen in het geheugen van de computer bestaan. Een virtuele tabel heeft één nadeel: als je de pc uitzet, is de tabel ook verdwenen. We zullen de gegevens dus op enigerlei moment moeten opslaan om het verlies van de gegevens te voorkomen. Voordat we een virtuele tabel gaan maken, kijken we eerst naar de methodes die we kunnen gebruiken om een recordset te maken. Access ondersteunt er namelijk een paar! En dat betekent, dat we een keuze zullen moeten maken voor de één of de ander. Welke smaken zijn er zoal?

In het vorige hoofdstuk hebben we ons bezig gehouden met Formulieren en hoe we op formulieren met behulp van o.a. Keuzelijsten de gebruikers van de database kunnen helpen bij het invoeren en muteren van gegevens. Uiteindelijk gaat het bij een database echter niet eens zozeer om wat je er in stopt, maar om wat je er uit kunt halen. Dat klinkt misschien gek op het eerste gezicht, maar een simpel voorbeeldje licht dit snel genoeg toe.

In het vorige hoofdstuk hebben we ons bezig gehouden met rapporten maken via de wizard en hoe een rapport is opgebouwd. Meestal zullen we rapporten maken die altijd op één manier zullen worden gevuld. Denk bijvoorbeeld aan een factuur voor een klant, die altijd een standaard lay-out zal hebben, met alleen de klant- en bestelgegevens die veranderen. Ook overzichten kun je op die manier maken, waarbij je voor verschillende soorten overzichten aparte rapporten maakt. Je kunt bijvoorbeeld een vast rapport maken voor de maandoverzichten, weekoverzichten etc.

Access 2010 – De Doe-Maar’s en Niet-Doen's Of, zoals de Engelsen zeggen: the Do’s And Don’ts Mensen die mijn bijdragen aan het Access-forum met enige regelmaat lezen, zullen misschien weten dat ik een fervent gebruiker ben van Access 2003, en de nieuwe(re) versies met enige regelmaat afraad. In dit artikel zal ik de nieuwe features van Access 2007/2010 bespreken die ik een verbetering/aanvulling vind op de oudere versies, en ook wat in mijn ogen de nadelen van de nieuwe versies zijn.

Een planningskalender maken Een vraag die regelmatig terugkomt in het forum, is hoe je een kalender maandoverzicht kunt maken in Access met alle dagen in het overzicht, ongeacht of er gegevens zijn voor die dag. Die vraag is niet zo simpel te beantwoorden, omdat een database nu eenmaal werkt op basis van gegevens die in de tabel zijn opgeslagen. Je kunt makkelijk een overzicht maken van de dagen dat een persoon werkt, door in de tabel Planning te kijken welke dagen zijn ingevuld, maar zonder extra hulptabellen kun je niet laten zien op welke dagen die persoon er niet is. Daar heb je immers geen records voor. Hetzelfde probleem kom je tegen als je een Reserveringensysteem bouwt: je ziet wel wanneer een voorwerp is uitgeleend, maar niet de dagen dat het in huis is, en dus beschikbaar voor nieuwe verhuur.

Een vraag die een enkele keer wel eens voorbij komt, is hoe je getallen kunt omzetten naar tekst. In Word is daar een trucje voor, (de switch * CardText toevoegen aan een veldcode) maar om te beginnen werkt dat alleen maar bij gehele getallen die uit niet meer dan 6 cijfers bestaan, en in Access 2003 en Access 2007/2010 bestaat die optie niet eens. Dus hoe kun je een getal dan als tekst laten zien?

In dit hoofdstuk pakken we de originele draad van het begin van de cursus weer op, en gaan we weer eens kijken naar de Duikclub database. Deze database kan namelijk nog wel wat formulieren etc. gebruiken! Deze aflevering gaan we een formulier maken dat fungeert als een telefoonklapper. Zo'n formulier gebruikt knoppen om lijsten/subformulieren te filteren, en is dus bij uitstek geschikt om met grote bestanden te werken. Denk bijvoorbeeld aan de Postcodetabel, waarin alle plaatsnamen en straatnamen van Nederland of België zijn opgeslagen.

Iedereen die programmeert heeft wel eens behoeft aan functies die je snel kunt kopiëren uit een ander bestandje, en die an meteen zonder problemen werken. Wat we in de jaren ’90 OOP genoemd zouden hebben. (OOP = Object Orientated Programming). Je zou het nu eerder "Code snippets" noemen, denk ik. Een paar snippets die ik zelf regelmatig gebruik, zal ik hier laten zien, en uitleggen.

Vanaf het begin van de cursus Access heb ik regelmatig het begrip ‘Normaliseren’ laten vallen. En ook op het forum kom je die term regelmatig tegen in berichten. Maar wat zijn de valkuilen van een te goed genormaliseerde tabel? En hoe ver moet je überhaupt gaan met normaliseren? Op die vragen ga ik nu proberen een antwoord te geven.

Heel veel Access gebruikers gebruiken zoekformulieren om gegevens op een formulier op te zoeken, en op basis daarvan een tweede formulier te openen met het gevonden record. En die constructie is natuurlijk prima. Maar als je veel tabellen en formulieren in je database hebt, zal je vermoedelijk ook meer zoekformulieren hebben, of meer zoekfuncties op bestaande formulieren.